Outlook: Clever organisiert

Das Chaos im Posteingang

Ja, auch im Posteingang wie zum Beispiel in Outlook kann ein echtes Chaos entstehen. Das passiert schnell. Man geht tagelang nicht in den Posteingang und die E-Mails stapeln sich. Irgendwann hat man keine Lust mehr, alles zu sortieren, weil es schon zu viele sind. Dazu kommen die unzähligen Spam Mails, die jeden Tag eintrudeln.

Aber genau hier ist Organisation gefragt.

Räume deinen Posteingang regelmässig auf. Melde dich bei allen Newslettern ab, die du nicht brauchst und behalte wirklich nur die wichtigsten E-Mails.

Wenn du dein Outlook komplett bereinigt hast und künftig kein Chaos mit Spam Mails mehr willst, nutze Alias E-Mail Adressen. Wie im Blogbeitrag Ein Konto, viele Möglichkeiten: Microsoft nutzen! erklärt, kannst du für einmalige Anmeldungen eine Alias Adresse erstellen und diese später wieder löschen. So bleibt dein Hauptpostfach sauber.

Ordnung im Posteingang und im Outlook Kalender

Sortiere deine wichtigen E-Mails in passende Ordner.

Erstelle aber nur Ordner für Inhalte, die du wirklich länger brauchst. Die meisten E-Mails sind nach kurzer Zeit wertlos.

So erstellst du Ordner in Outlook:
Gehe im Outlook in deinen Posteingang, klicke auf deine E-Mail Adresse, mache einen Rechtsklick und wähle Ordner erstellen. Für Unterordner klickst du auf einen bestehenden Ordner und wieder Rechtsklick.

Achte darauf, nicht in Mikromanagement zu verfallen.

In der Outlook Version New kannst du Ordner sogar farblich markieren. Rechtsklick und Farbe ändern auswählen. Das macht Sinn, wenn du Farben nach Themen oder im Einklang mit deinen Kategorien nutzt.

→ Im Outlook Classic gibt es diese Funktion nicht.

Kleiner Tipp: Benenne deine Outlook Ordner wie im Explorer oder wie die Abschnittsgruppen in OneNote. So hast du ein einheitliches System und findest immer alles schnell.

Erstelle deine benutzerdefinierten Kategorien

Gehe in die Startleiste und klicke auf Kategorisieren. Wähle Neue Kategorie, gib ihr einen Namen und eine Farbe.

Diese Kategorien kannst du in E-Mails und im Kalender verwenden. Da du wichtige E-Mails sowieso in Ordner sortierst, brauchst du Kategorien in der Mail-Ablage meist nicht. Im Kalender dagegen sind Kategorien extrem hilfreich, um Struktur zu schaffen.

Zum Kategorisieren einer E-Mail: Rechtsklick auf die Mail und Kategorisieren wählen.

Kalender Einträge

Kalender Einträge sind schnell erstellt und enorm wertvoll. Trage wirklich alle Termine ein, egal ob beruflich oder privat. Dein Leben wird sofort einfacher. Du musst dir nicht alles merken und suchst nie wieder einen kleinen Zettel vom Zahnarzt.

So erstellst du einen Termin:

• Wähle den entsprechenden Tag

• Klicke oben links auf Neuer Termin

• Gib einen Titel ein

• Setze Uhrzeit, Ort und bei Bedarf einen Kommentar

Weitere Optionen:

• Teilnehmer einladen für Meetings oder private Termine

• Anzeigen als: Frei, An anderem Ort, Mit Vorbehalt, Gebucht oder Ausser Haus

• Erinnerung setzen

• Serientyp festlegen, wenn sich der Termin wiederholt

• Privat markieren, wenn andere Mitarbeiter nur sehen sollen, dass du blockiert bist, aber nicht wo du bist

Besprechungen statt normale Termine

Neben Neuer Termin gibt es auch Neue Besprechung. Diese Funktion ist für Organisationen ideal.

Outlook zeigt die Kalender aller Mitarbeitenden an. Wenn du einen Termin mit mehreren Personen finden musst, ist Neue Besprechung perfekt.

Dazu kommen Felder wie:

• Erforderlich

• Optional

Hier wählt man Personen, die eingeladen werden sollen. Rechts siehst du einen kleinen Kalender und, falls in der Organisation vorhanden, die verfügbaren Räume.

Outlook zeigt Konflikte an, gibt Farbmarkierungen für Gut Mittel Schlecht und zeigt Vorschläge für passende Zeiten. Räume werden automatisch in das Feld Ort eingetragen.

Wenn der Termin als Teams Meeting stattfinden soll, klicke auf An Teams Besprechung teilnehmen. Ein Teams Link wird automatisch generiert und im Termin eingefügt.

Sende anschliessend die Besprechung und warte auf die Antworten.

Outlook ist viel mehr als nur ein Mailprogramm

Outlook verbindet sich nahtlos mit vielen anderen Microsoft Tools, zum Beispiel:

• Planner
• Teams
• OneNote
• Power Automate
• SharePoint
• To Do

Zu diesen Tools und wie sie mit Outlook zusammenspielen, folgen weitere Blogbeiträge.

Kleiner Hack am Rande

Du kannst bei Anmeldungen auch eine spezielle Alias Adresse nutzen, um Spam sofort zu erkennen.

Beispiel fürs LinkedIn Login:

organaize+linkedin@outlook.com
(setze einfach ein + und alles hintendran wird unsichtbar)

Alle E-Mails kommen im Hauptkonto an, aber du erkennst sofort, von welcher Webseite die Nachricht stammt und ob du ihr vertrauen kannst.