Du möchtest einen Bericht schreiben, eine Tabelle verstehen oder eine Präsentation vorbereiten. Die Informationen sind vorhanden, doch bis daraus ein brauchbares Ergebnis entsteht, braucht es oft mehrere Arbeitsschritte.
Genau hier kann Microsoft Copilot helfen. Die KI unterstützt dich direkt in Anwendungen wie Word, Excel, PowerPoint, Outlook und OneNote. Du beschreibst in deinen eigenen Worten, was du erreichen möchtest und entwickelst das Ergebnis gemeinsam mit Copilot weiter.
Besonders praktisch wird das bei Aufgaben, die sich regelmässig wiederholen: Notizen ordnen, Texte überarbeiten, Zahlen auswerten oder lange Nachrichten zusammenfassen.
Word: Von der ersten Idee zum verständlichen Text
Das leere Dokument ist manchmal die grösste Hürde. Mit Copilot kannst du aus Stichworten einen ersten Entwurf erstellen lassen.
Auch bestehende Texte lassen sich bearbeiten. Du kannst Absätze kürzen, den Ton anpassen oder komplizierte Formulierungen verständlicher machen. Bei umfangreichen Dokumenten hilft Copilot mit Zusammenfassungen und Antworten auf konkrete Fragen zum Inhalt.
Stell dir vor, du hast nach einer Besprechung eine Seite voller ungeordneter Stichworte. Ein möglicher Auftrag lautet:
«Erstelle aus diesen Notizen einen übersichtlichen Projektbericht. Gliedere ihn in aktueller Stand, offene Fragen und nächste Schritte. Verwende Schweizer Rechtschreibung und ergänze keine Informationen, die nicht in den Notizen stehen.»
Den Entwurf kannst du anschliessend weiterentwickeln:
«Kürze die Einleitung auf drei Sätze und erkläre die nächsten Schritte so, dass auch Personen ohne Vorwissen sie verstehen.»
Du musst also nicht beim ersten Versuch den perfekten Auftrag formulieren. Oft entsteht ein guter Text durch zwei oder drei gezielte Rückfragen.
Excel: Daten verstehen und Auswertungen erstellen
Eine Tabelle voller Zahlen beantwortet noch keine Fragen. Copilot kann dir helfen, Daten auszuwerten, Formeln zu erstellen und Ergebnisse mit Diagrammen oder PivotTables darzustellen. Auch Sortierungen, Filter und farbliche Hervorhebungen lassen sich über eine Anweisung vorbereiten.
Je nach verfügbarem Modus kann Copilot deine Arbeitsmappe direkt bearbeiten, zunächst einen Plan vorschlagen oder Fragen beantworten, ohne die Datei zu verändern.
Für deine Ausgabenübersicht könntest du beispielsweise schreiben:
«Fasse meine Ausgaben nach Kategorie und Monat zusammen. Erstelle ein Säulendiagramm und zeige, welche drei Kategorien im Vergleich zum Vormonat am stärksten gestiegen sind.»
Oder du lässt dir eine Berechnung verständlich erklären:
«Erkläre mir die Formel in Zelle F2 in einfachen Worten. Welche Werte verwendet sie und wie entsteht das Ergebnis?»
organAIze Tipp: Verwende eindeutige Spaltenüberschriften und einheitliche Datumsangaben. Lass dir bei auffälligen Ergebnissen zeigen, welche Zeilen in die Berechnung eingeflossen sind. So kannst du zum Beispiel prüfen, ob ein Anstieg auf einer einzelnen grossen Ausgabe beruht.
PowerPoint: Aus einem Bericht werden Folien
Ein guter Bericht liefert den Inhalt für eine Präsentation. Für die Folien musst du trotzdem entscheiden, welche Aussagen dein Publikum braucht und in welcher Reihenfolge du sie erklärst. Copilot kann aus einem Word-Dokument einen ersten Foliensatz erstellen, den du anschliessend überarbeitest.
«Erstelle aus diesem Projektbericht einen Entwurf mit fünf Folien für die Geschäftsleitung. Zeige den aktuellen Stand, die wichtigsten Risiken und die nächsten Schritte. Schliesse mit der Entscheidung ab, die laut Bericht ansteht. Falls keine Entscheidung genannt ist, markiere sie als offen.»
Gleiche Zahlen und Termine mit dem Bericht ab. Prüfe danach, ob jede Folie eine klare Aussage hat und ob die gewünschte Entscheidung auf der Schlussfolie verständlich formuliert ist.
Mit dem Add-in «Claude for PowerPoint» kannst du auch Claude von Anthropic direkt in PowerPoint nutzen, um Folien zu erstellen und zu bearbeiten. Wie das funktioniert, zeige ich dir in einem separaten Blogbeitrag.
Outlook: Lange E-Mail-Verläufe schneller erfassen
Nach mehreren Antworten in einer E-Mail-Unterhaltung ist oft schwer zu erkennen, welche Vorschläge noch gelten und was bereits entschieden wurde. Copilot kann dir den Verlauf zusammenfassen und einen Entwurf für deine Antwort vorbereiten.
«Fasse diese E-Mail-Unterhaltung in maximal fünf Punkten zusammen. Trenne bestätigte Entscheidungen von offenen Fragen. Nenne Fristen nur, wenn sie im Verlauf ausdrücklich vereinbart wurden.»
Wenn du daraus eine Antwort machen möchtest, kannst du nachfassen.
«Entwirf eine kurze, freundliche Antwort. Bedanke dich für die Rückmeldungen und bitte um eine Bestätigung für den vorgeschlagenen Termin.»
Prüfe vor dem Versand besonders Namen, Termine und Zusagen. Gerade in langen Verläufen kann ein früherer Vorschlag durch eine spätere Nachricht überholt sein.
OneNote: Aus Notizen werden nächste Schritte
In OneNote landen Ideen, Gesprächsnotizen und Aufgaben oft auf derselben Seite. Copilot kann den Inhalt zusammenfassen, Notizen übersichtlicher formulieren oder aus markiertem Text eine Aufgabenliste erstellen.
«Erstelle aus den markierten Notizen eine Aufgabenliste. Nenne pro Aufgabe die zuständige Person und die Frist, sofern beides in den Notizen steht. Markiere fehlende Angaben als ‹offen› und führe Ideen separat auf.»
Damit siehst du nach einer Besprechung schnell, welche Aufgaben schon zugeteilt sind und wo du noch nachfragen musst.
Bei welchen Microsoft-Abos ist Copilot dabei?
Privat: Microsoft 365 Single, Family und Premium enthalten Copilot in unterstützten Apps. Bei Family und Premium kann nur die Person mit dem Abo die enthaltenen KI-Funktionen nutzen. Mit Microsoft 365 Basic oder einem kostenlosen Microsoft-Konto kannst du Copilot im Browser nutzen.
Im Unternehmen: Bei berechtigten Geschäftsabos ist Copilot Chat enthalten. Für erweiterte Funktionen, etwa Antworten auf Basis deiner geschäftlichen Dateien und E-Mails, muss dir deine Organisation eine zusätzliche Copilot-Lizenz zuweisen.
So prüfst du deinen Zugriff:
Privatkonto. Öffne in deinem Microsoft-Konto den Bereich Dienste und Abonnements.
Geschäfts-, Schul- oder Unikonto. Öffne dein Profil in Microsoft 365 Copilot. Die Bezeichnung unter deinem Namen zeigt dir, welchen Zugriff du hast.
In Word. Unter Datei → Konto siehst du, mit welchem Konto du angemeldet bist.
Probier es mit einer Aufgabe, die du gut kennst
Nimm beim nächsten Mal einen langen E-Mail-Verlauf, eine vertraute Ausgabenliste oder deine Notizen aus der letzten Besprechung. Beschreibe, welches Ergebnis du brauchst und worauf sich Copilot stützen soll. Wenn dir im ersten Entwurf etwas fehlt, frag gezielt nach. Bei einer vertrauten Aufgabe merkst du schnell, welche Arbeit dir Copilot abnimmt und welche Details du selbst ergänzen möchtest.