ChatGPT richtig organisieren: Projekte, Chats und Memory sinnvoll nutzen

ChatGPT ist schnell geöffnet. Eine Frage eingeben, Antwort erhalten und fertig.

Wer ChatGPT regelmässig im Arbeitsalltag verwendet, kennt wahrscheinlich auch die andere Seite: Mit der Zeit sammeln sich immer mehr Chats an. Wichtige Informationen sind irgendwo in alten Unterhaltungen versteckt und bei einem neuen Chat muss man häufig wieder von vorne erklären, worum es eigentlich geht.

Kommt dir das bekannt vor?

Dann wird es Zeit, nicht nur mit ChatGPT zu arbeiten, sondern auch ChatGPT zu organisieren.

Denn ChatGPT bietet verschiedene Möglichkeiten, um die eigene Arbeit sinnvoll zu strukturieren. Besonders wichtig sind dabei Chats, Projekte und Memory.

Doch was gehört wohin?

Der normale Chat

Ein normaler Chat eignet sich vor allem für einzelne Aufgaben und Fragen.

Du möchtest beispielsweise eine E-Mail verbessern, benötigst Hilfe mit einer Excel-Formel oder möchtest ein Sitzungsprotokoll zusammenfassen.

Dann reicht ein normaler Chat vollkommen aus.

Typische Beispiele aus dem Arbeitsalltag sind:
«Verbessere diese E-Mail an einen Kunden.»
«Wie funktioniert XVERWEIS in Excel?»
«Fasse mir dieses Sitzungsprotokoll zusammen.»
«Erstelle aus diesen Notizen eine Aufgabenliste.»

Für solche einzelnen Aufgaben musst du nicht gleich ein eigenes Projekt erstellen.

Sobald du aber über mehrere Tage oder Wochen am gleichen Thema arbeitest, lohnt sich eine andere Struktur.

Projekte bringen Ordnung in ChatGPT

Projekte sind eine praktische Möglichkeit, um umfangreichere Themen in ChatGPT zu organisieren.

Stell dir ein Projekt wie einen eigenen digitalen Arbeitsbereich für ein bestimmtes Thema oder Vorhaben vor.

Nehmen wir als Beispiel eine neue Marketingkampagne.

Anstatt sämtliche Fragen und Aufgaben in einem einzigen Chat zu bearbeiten, erstellst du dafür ein eigenes Projekt:

Marketing Kampagne 2027

Innerhalb dieses Projekts kannst du anschliessend verschiedene Chats für einzelne Themen führen.

Zum Beispiel:
Kampagnenplanung
Social Media Content
Newsletter erstellen
Budget und Ressourcen
Ergebnisse auswerten

So bleiben die einzelnen Themen übersichtlich voneinander getrennt und gehören trotzdem zum gleichen Projekt.

Gerade bei grösseren Vorhaben ist das wesentlich übersichtlicher als ein einziger Chat, der mit der Zeit immer länger wird und unterschiedlichste Themen enthält.

Das Prinzip funktioniert natürlich nicht nur für Marketing. Du kannst Projekte beispielsweise auch für Kundenprojekte, Weiterbildungen, interne Projekte, Produktentwicklungen oder andere längerfristige Vorhaben verwenden.

Der grosse Vorteil: Projektanweisungen

Ein weiterer Bestandteil von Projekten sind die Projektanweisungen.

Hier kannst du ChatGPT grundlegende Informationen und Vorgaben für dein Projekt mitgeben. So weiss ChatGPT beispielsweise, worum es im Projekt geht, welches Ziel du verfolgst oder welche Rahmenbedingungen berücksichtigt werden sollen.

Bei unserer Marketingkampagne könnten das beispielsweise Informationen zur Zielgruppe, zum Unternehmen oder zur gewünschten Kommunikation sein.

Diese Grundlagen musst du dadurch nicht in jedem neuen Chat erneut erklären.

Wie du sinnvolle Projektanweisungen erstellst und was darin enthalten sein sollte, zeige ich dir in einem separaten Blogbeitrag.

Nutze Projektanweisungen vor allem für Informationen, die für das gesamte Projekt gelten.
Eine Vorgabe, die nur für eine einzelne Aufgabe relevant ist, kannst du direkt im entsprechenden Chat mitgeben.

So bleiben deine Projektanweisungen übersichtlich und enthalten nur Informationen, die du innerhalb des Projekts immer wieder benötigst.

Dateien direkt im Projekt verwenden

Ein Projekt kann neben verschiedenen Chats auch relevante Dateien und Unterlagen enthalten.

Bei unserer Marketingkampagne könnten das beispielsweise sein:
Marketingkonzept.pdf
Budgetplanung.xlsx
Corporate Design.pdf
Redaktionsplan.xlsx

Dadurch befinden sich wichtige Unterlagen gemeinsam mit den dazugehörigen Chats an einem Ort.

Du könntest ChatGPT beispielsweise in einem Chat bitten, auf Grundlage des Marketingkonzepts Ideen für Social Media Beiträge zu entwickeln. In einem anderen Chat möchtest du den Redaktionsplan analysieren und später vielleicht die Ergebnisse der Kampagne auswerten.

So entsteht nach und nach ein strukturierter Arbeitsbereich für dein gesamtes Vorhaben.

Benötigst du eine Datei hingegen nur für eine einzelne Aufgabe, kannst du sie auch direkt im entsprechenden Chat verwenden.

Und was ist Memory?

Memory verfolgt einen anderen Ansatz.

Während ein Projekt Informationen zu einem bestimmten Thema bündelt, kann Memory ChatGPT dabei helfen, relevante Informationen aus früheren Gesprächen bei zukünftigen Unterhaltungen zu berücksichtigen.

Ein einfaches Beispiel:
Du verwendest ChatGPT regelmässig für geschäftliche Texte und möchtest, dass diese in Schweizer Rechtschreibung geschrieben werden.

Du kannst ChatGPT beispielsweise sagen:
«Merke dir, dass ich geschäftliche Texte immer in Schweizer Rechtschreibung möchte.»

Diese Präferenz ist nicht nur für die Marketingkampagne relevant. Sie kann auch bei anderen Aufgaben hilfreich sein.

Eine Information wie:
«Die Zielgruppe unserer Marketingkampagne sind Schweizer KMU mit 10 bis 100 Mitarbeitenden.»
gehört hingegen eher zum entsprechenden Projekt.

Die Memory Funktion findest du in ChatGPT unter Einstellungen → Personalisierung → Erinnerung.
Dort kannst du festlegen, ob ChatGPT Erinnerungen verwenden darf und überprüfen, welche Informationen für zukünftige Unterhaltungen berücksichtigt werden.

Du kannst ChatGPT auch direkt fragen:
«Was weisst du über mich?»

So erhältst du einen Überblick darüber, welche Informationen ChatGPT bei zukünftigen Gesprächen berücksichtigen kann.

organAIze Tipp

Stell dir bei einer Information eine einfache Frage:
Soll ChatGPT diese Information auch bei anderen zukünftigen Gesprächen berücksichtigen? - Dann kann Memory sinnvoll sein.

Gilt die Information nur für ein bestimmtes Projekt? - Dann gehört sie besser in das entsprechende Projekt.

Nicht alles in einen einzigen Chat schreiben

Ein häufiger Fehler bei der Arbeit mit ChatGPT ist ein riesiger Chat für ein komplettes Thema.

Nehmen wir wieder unsere Marketingkampagne.
Am Anfang fragst du ChatGPT nach Ideen für die Kampagne.
Danach erstellst du im gleichen Chat einen LinkedIn Beitrag.
Anschliessend besprichst du das Budget.
Eine Woche später möchtest du einen Newsletter schreiben.
Und am Ende soll ChatGPT noch die Ergebnisse der Kampagne analysieren.
Technisch kannst du so arbeiten.
Organisatorisch wird es aber schnell unübersichtlich.

Erstelle stattdessen innerhalb deines Projekts mehrere Chats mit klar definierten Aufgaben.
So findest du Informationen später wesentlich schneller wieder.

Gib deinen Chats sinnvolle Namen

Dieser Punkt klingt banal, macht im Alltag aber einen grossen Unterschied.

ChatGPT erstellt für Unterhaltungen automatisch Namen. Diese sind nicht immer ideal.

Wenn du einen Chat länger benötigst, lohnt es sich deshalb, einen eindeutigen Namen zu verwenden.

Statt:
«Marketing Ideen»
besser:
«LinkedIn Kampagne Q1 2027»

Statt:
«Budget»
besser:
«Marketing Budget 2027»

Statt:
«Text verbessern»
besser:
«Newsletter Produkteinführung März 2027»

Du machst das wahrscheinlich bei deinen Dateien und Ordnern bereits ähnlich.

Warum also nicht auch bei deinen KI Chats?

So könnte deine Struktur aussehen

Bleiben wir bei unserer Marketingkampagne.

Eine übersichtliche Struktur könnte folgendermassen aussehen:
Projekt: Marketing Kampagne 2027
Projektanweisungen
Zielgruppe: Schweizer KMU
Sprache: Schweizer Rechtschreibung
Stil: professionell und verständlich
Ziel: Planung und Umsetzung der Marketingkampagne

Chats:
Kampagnenplanung
Social Media Content
Newsletter erstellen
Budget und Ressourcen
Ergebnisse auswerten

Dateien:
Marketingkonzept.pdf
Budgetplanung.xlsx
Corporate Design.pdf
Redaktionsplan.xlsx

Damit hast du an einem Ort die wichtigsten Informationen und kannst trotzdem für unterschiedliche Aufgaben separate Unterhaltungen führen.

Chat, Projekt oder Memory?

Wenn du dir nicht sicher bist, welche Möglichkeit du verwenden solltest, kannst du dir drei einfache Fragen stellen.

Ist es eine einzelne Aufgabe?
→ Dann reicht meistens ein Chat.

Arbeite ich über längere Zeit an diesem Thema?
→ Dann lohnt sich ein Projekt.

Ist diese Information auch bei anderen Themen für mich relevant?
→ Dann kann Memory sinnvoll sein.

So musst du dir keine komplizierte Organisationsstruktur überlegen.

ChatGPT ist nur so organisiert wie du

KI kann dir im Arbeitsalltag sehr viel Arbeit abnehmen.

Sie organisiert sich aber nicht automatisch genau so, wie es für deine Arbeitsweise am sinnvollsten ist.

Wenn du ChatGPT regelmässig verwendest, lohnt es sich deshalb, auch hier eine einfache Struktur aufzubauen.

Du brauchst dafür kein kompliziertes System.

Merke dir einfach:
Einzelne Aufgabe? Chat.
Längerfristiges Thema? Projekt.
Übergreifende Informationen und Präferenzen? Memory.

Mit dieser einfachen Aufteilung wird ChatGPT übersichtlicher. Gleichzeitig musst du weniger Informationen wiederholen und findest bestehende Inhalte schneller wieder.

Denn am Ende gilt bei ChatGPT das Gleiche wie bei Dateien, E Mails und Aufgaben:

Ein digitales Werkzeug spart erst dann wirklich Zeit, wenn es sinnvoll organisiert ist.